Sistema Integral de Administración

El Sistema Integral de Administración, SIA, está concebido para ser una útil herramienta en el desempeño de las diferentes funciones de una organización. El SIA constituye un medio para controlar y compartir la información relevante de la compañía, permite agilizar procesos, evita inconsistencias y duplicidades de información y, principalmente, sirve de apoyo confiable al contribuir con información precisa y oportuna a un proceso de toma de decisiones ágil y certero, característica esencial de la empresa de nuestra época.

La principal virtud del SIA es que desde su creación fue concebido en forma integral, los módulos que lo forman son los que se enumeran a continuación:

Principales Módulos del SIA

Activo Fijo Administración de Sueldos y Salarios Clientes y Cuentas por Cobrar Compras Contabilidad General Control Presupuestal Cuentas por Pagar y Proveedores Planeación y Control de Producción Inventarios Tesorería y Bancos

Todos los módulos están desarrollados en la herramienta de alta productividad Sisinf.

El módulo de Activo fijo lleva el fiel control de todos y cada uno de los elementos que conforman el activo de una empresa. Estas son algunas de sus principales funciones: Registro de activos: Actualiza la información básica como descripción del activo, fecha de adquisición, valor de adquisición, número de factura, proveedor, localización, vida útil, número de serie, código de identificación, propósito de la compra, etc.

• Control de aseguranzas:
  Información clave para controlar las pólizas de seguro del activo, esto es, número de póliza, vigencia, valor de la prima, tipo de cobertura, agente, etc.
  
  

• Administración contable:
  Generación automática de las pólizas de depreciación y cálculo del impuesto a los activos. Criterio de reevaluación y reexpresión en el balance.
  
  

• Reportes:
  Es posible manejar hasta 3 niveles de organización de los activos con fines de agruparlos o clasificarlos. Los reportes que se obtienen son:

  Valorización e activos por clasificación. Pólizas contables. Listado por localización para toma de inventarios. Control de existencias.

  Catálogos genéricos. Seguimientos de vencimientos de pólizas. Análisis de reemplazo. Medición del servicio de aseguradoras

El módulo de Administración de Sueldos y Salarios es una poderosa herramienta para manejar todo lo relativo a los pagos del personal de una compañía, y a la vez facilitar el control de sus ingresos, deducciones y acumulaciones. También proporciona un marco para controlar organizacionalmente al personal, en una estructura de niveles, presupuestos, etc. El módulo puede controlar en línea el detalle de movimientos de hasta 36 meses.

Estas son algunas de sus principales funciones:

• Actualizaciones:
  Permite dar mantenimiento a loas archivos de compañías, zonas económicas, tablas de impuestos, la planta organizacional con puestos y categorías, la estructura de centros de costo, etc.
  
  

• Cálculos:
  Proceso de captura, cálculo, validación, emisión de recibos, afectación contable y reprocesos.
  
  

• Reportes:
  Resultado de la nómina, movimientos de empleados, concentrados de percepciones y deducciones, distribución de moneda y estatus de vacaciones por empleado, departamento, etc.
  
  

• Especiales:
  Reparto de utilidades, aguinaldos, programación de vacaciones, finiquitos, presupuesto de sueldos y procesos para obtener declaraciones bimestrales (IMSS, AFORE, INFONAVIT).

En la empresa moderna el mantener y ampliar la base de clientes es un factor primordial para ser competitivos. El módulo de Cuentas por Cobrar permite tener actualizada la información de todas las transacciones realizadas con los clientes por concepto de ventas o cobranza, con doble propósito de dar mejor atención a los clientes, y de controlar el aspecto de cobro oportuno. Estas son algunas de sus principales funciones: Actualizaciones: Permite dar mantenimiento en forma amigable a los diferentes archivos del módulo, esto es, los archivos de clientes, agentes, precios, así como la obtención de catálogos. Pedidos: Permite registrar, controlar y dar seguimiento a los pedidos de los clientes, así como opciones para la obtención de cotizaciones, programas de embarque, situación de pedidos, entregas parciales y remisionado.

• Facturación:
  Permite cargar, cancelar, consultar e imprimir facturas y obtener la relación de las mismas, pudiéndose incluso facturar en diferentes tipos de moneda.
  
  

• Estadísticas:
  Permite consultar información de ventas por periódos, por agentes o por líneas de producto.
  
  

• Reportes:
  El módulo tiene una serie de reportes ya definidos los cuales se pueden consultar tanto por pantalla como por impresora:

  Integración de saldos por cliente Antigüedad de saldos Reporte de cobranzas Documentación de deuda Programación de cobranza Flujo de efectivo

  Gestoría y revisión de cobranza Índices de rotación de cartera Avisos de notas de cargo y crédito Módulo legal Condiciones de venta por compañía, cliente y artículo

El objetivo del módulo de compras es el de ayudar a la compañía a mejorar continuamente la competitividad en las compras de todo tipo de insumos, mediante el incremento del valor de estos, entendiendo por valor una función que depende de las condiciones comerciales, la calidad, el servicio del proveedor, el tiempo de entrega y la oportunidad. Para con esto obtener las mejores cotizaciones, acrecentando la imagen del departamento y manteniendo las relaciones de largo plazo con los buenos proveedores. Estas son algunas de sus principales funciones: Actualizaciones: Permite dar mantenimiento en forma muy amigable a los diferentes archivos del módulo, estos son requisiciones, órdenes de compra, proveedores, artículos, así como la obtención de catálogos.

• Reportes:
  El módulo tiene reportes ya definidos para ser consultados por terminal o por impresora, algunos de estos son entradas, existencias, tres últimas compras, órdenes de compra por diferentes estatus o rango de fecha, estados de cuenta con proveedores.

El módulo tiene una liga automatizada con los módulos de INVENTARIOS, PROVEEDORES, CUENTEAS POR PAGAR, BANCOS, así como con la CONTABILIDAD GENERAL.

Contabilidad General

El objetivo de este módulo es el de proporcionar al contador una herramienta que le permita registrar en forma fácil y eficiente todos los movimientos contables de la compañía para con ello poder cumplir con los requisitos de información administrativa interna, así como la de orden fiscal. Ya que el módulo contable no maneja propiamente el concepto de cierre de periodo es posible cargar movimientos de contabilidad hasta por cinco años atrás en línea, y el módulo se encarga de recorrer todos los saldos de las cuentas dejando la información preparada para obtener nuevamente reportes financieros de los periódos afectados por el movimiento. Estas son algunas de sus principales funciones: Actualizaciones: El módulo de contabilidad general cuenta con opciones para la fácil actualización de los archivos necesarios para la operación, tales como compañías, catalogo de cuentas y centros de costo.

• Movimientos:
  En la operación normal del módulo se tienen opciones para la captura de pólizas (transferencia automática si se cuenta con los módulos de TESORERIA, INVENTARIOS, COMPRAS, NOMINA), afectación y desafectación de pólizas.
  
  

• Consultas y reportes: Entre las consultas y los reportes con que cuenta el módulo están los siguientes:

  Bitácora de control. Balanza de comprobación. Balanza de saldos. Mayor general. Diario general.

  Balance general. Análisis de gastos. Estado de resultados. Auxiliar de cuentas. Estado de resultados por centro de costos

El presupuesto tiene como objetivo anticipar los ingresos y gastos d la compañía en un periodo determinado. El control presupuestal permite a partir del presupuesto: Ajustar los ingresos y gastos anticipando necesidades de financiación y/o inversión financiera a efectuar. Monitorear de una manera precisa tanto los ingresos como los gastos partiendo del registro diario de flujo. Estas son algunas de sus principales funciones:

• Definición de parámetros:
  Definición del presupuesto a nivel cuanta contable y/o centro de costos.. Hasta 60 meses de planeación. Guarda hasta 5 años de historia en línea a nivel registro contable.
  
  

• Definición de criterios de planeación:
  Presupuesto inicial base cero:

  • Criterio de proyección con base en la inflación.

  • Criterio de proyección con base en la paridad cambiaria.

  • Criterio con base en movimientos en el salario mínimo.

  Presupuesto actualizado:
  Modificaciones realizadas con base a los ajustes generados por cambios de comportamiento.
  
  

• Monitoreo presupuestal:
  El monitoreo presupuestal no solo nos dice como nos fue, sino que a nivel preventivo monitorea desde la generación de la compra, la posible variación presupuestal antes de realizar el compromiso de pago, o bien al momento de autorizar los cheques previene dicha variación presupuestal.
  
  

• Reportes:
  Dentro de la explotación de este módulo podemos mencionar los siguientes:

  Presupuesto inicial Vs. Presupuesto actualizado. Análisis de variación por centros de costo. Análisis de variaciones a nivel cuenta, subcuenta, subsubcuenta.

  Presupuesto Vs. Real y variación. Estados de cuenta. Comparación presupuestal actualizada Flujos de efectivo.

Este es un módulo concebido para auxiliar al encargado de la administración en el registro de las obligaciones que contrae la compañía por concepto de recibir bienes o servicios de proveedores. El módulo provee información valiosa para apoyar la función de los departamentos de COMPRAS y de TESORERIA, así como la creación de los pasivos en la CONTABILIDAD. Estas son algunas de sus principales funciones: Actualizaciones: El módulo cuenta con opciones de actualización, carga de movimientos, consultas y obtener en forma muy amigables catálogos de diferentes archivos, como lo son proveedores, facturas, condiciones de pago y movimientos.

• Reportes y consultas: El módulo también cuenta con un conjunto de opciones de reportes y consultas de la información, como son:

  Saldos pendientes de facturar Integración de pasivos Entradas (entregas en el tiempo prometido) Antigüedad de saldos Histórico (global, por fechas, por artículo, pendiente de recibir)

  Devoluciones Consulta general de notas por varios criterios Sábana de proveedor Estados de cuenta

El módulo de planeación y control de producción es una herramienta indispensable para administrar una planta manufacturera ya que permite controlar y optimizar el uso de los recursos de la compañía así como mejorar el nivel de satisfacción del cliente. Cubre tres escenarios: Planeación en base a ‘What if’, programación actual y estadísticas e indicadores de desempeño. Estas son algunas de sus principales funciones: Ingenierías (parámetros del sistema): Permite dar mantenimiento a los archivos de departamentos, centros de costo, centros de costo alternativos, programas de mantenimiento, operaciones, procesos, rutas de proceso, producto terminado.

• Planeación:
  Corridas y simulación ‘What if’. Donde, cuando y en que cantidades (requerimientos de materiales). Detección de restricciones y amortiguadores. Inventarios y capacidad de producción. Horizontes de planeación hasta por tres meses.
  
  

• Programación:
  Pedidos, estimación de entregas, órdenes de producción, fragmentación de órdenes de producción, costeo de órdenes, requerimiento y planeación de materiales, control de piso y avances en línea, lotes de proceso y lotes de transferencia.
  
  

• Módulo de estadísticas:
  Saber donde están las cosas y como deberían estar. Indicadores de desempeño que juzguen la calidad de ejecución del plan, detección de cuellos de botella, recursos ociosos, rotación de inventarios.

El objetivo de mantener un inventario es el de almacenar bienes o materias primas con el propósito de satisfacer una demanda futura en forma oportuna, ayudando a incrementar las utilidades con base en la optimización del costo de almacenamiento asociado a los niveles de stock, y al control ejercido en el manejo de los inventarios. El módulo permite definir el método de costeo que use la compañía (PEPS, UEPS, Promedio, Reposición). Estas son algunas de sus principales funciones: Actualizadores: Permite dar mantenimiento en forma muy amigable a los diferentes archivos del módulo, estos son grupos, familias, artículos, unidades de medida, centros de consumo y almacenes, así como la obtención de catálogos.

• Movimientos en el almacén:
  Permite dar entradas y salidas al almacén ya sea en forma automática, derivada de la liga con el módulo de COMPRAS y FACTURACIÓN o en forma normal, toma de inventario físico, la carga del mismo.
  
  

• Reportes:
  Permite obtener una serie de reportes ya definidos los cuales se presentan tanto por pantalla como por impresora:

  Movimientos diarios Artículos Artículos pendientes de recibir Puntos de reorden Artículos de lento movimiento Máximos y mínimos

  Entradas y salidas Tres últimas compras Reporte de inventarios Diferencia Vs. Inventario físico Tarjeta individual

Sistema orientado a la optimización del proceso de concentración de fondos o el de minimizar los costos de administración del flujo. Permite el control automatizado de cuentas bancarias ya sean cheques, inversiones, mesa de dinero, proporcionando a la empresa la información real de los saldos disponibles. Ya que todos los módulos del SIA están ligados se pueden conocer oportunamente las obligaciones que se van contrayendo conforma suceden. Estas son algunas de sus principales funciones: Actualizaciones: Permite dar mantenimiento a los archivos de cuentas bancarias, solicitudes y cheques.

• Movimientos:
  En la operación del módulo se tienen opciones para cargar solicitudes de cheque. Cuentas por pagar y nómina las generan en automático. Autorización de cheques por diferentes criterios, por ejemplo por proveedor, por fecha de pago de factura, etc. Impresión de cheques. Depósitos. Traspasos entre cuentas. Movimientos bancarios. Conciliaciones bancarias. Retención de cheques.
  
  

• Reportes:
  Permite revisar la correcta operación de la función de tesorería, así como apoyar la toma de decisiones. Entre ellos están:

  Listado de movimientos Flujo de efectivo Saldos diarios y promedios por rango de fechas

  Programación de pagos Información de cheques emitidos (por rango de fechas, por beneficiario, o en forma selectiva)